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STAMPA DI LIBRI E REGISTRI CONTABILI: QUANDO E’ OBBLIGATORIA?

Le diverse modifiche approvate nel tempo hanno contribuito a creare confusione sul tema relativo alla stampa/non stampa di libri e registri contabili. Con la risoluzione 28.03.2022, n. 16, con oggetto Tenuta della contabilità in forma meccanizzata, l’Agenzia delle Entrate ha finalmente fatto chiarezza, ricostruendo il quadro normativo vigente. Fermo restando l’obbligo generale di stampa che subentra dal terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, bisogna distinguere il concetto di tenuta dal concetto di conservazione, due ambiti autonomi seppur collegati, a cui corrispondono adempimenti distinti.

 

La tenuta dei registri contabili

Coerentemente con la posizione assunta negli interpelli 236 e 346 del 2021, l’Agenzia delle Entrate ribadisce che il concetto di tenuta è regolato dall’articolo 12-octies del cosiddetto Decreto Crescita (decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34), che ha modificato l’articolo 7, comma 4-quater, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357 come segue:

“La tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”.

Alla luce di questa disposizione, fino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, il formato cartaceo è necessario solo su richiesta da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica.

 

La conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti

L’intervento su richiamato, tuttavia, non ha modificato le norme in tema di conservazione di documenti informatici fiscalmente rilevanti, pertanto, l’Agenzia delle Entrate ne illustra i rispettivi riferimenti normativi, da osservare anche in tutto il periodo che precede l’obbligo di stampa. L’ambito della conservazione è regolato dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, ed è relativa ai documenti informatici fiscalmente rilevanti, ci si riferisce a titolo esemplificativo al libro giornale e libro degli inventari, alle scritture ausiliarie (es. di magazzino), al registro dei beni ammortizzabili e ai registri IVA.

Questi, così come previsto dall’art. 2 del predetto decreto, devono possedere le caratteristiche di immodificabilità, d’integrità, di autenticità e di leggibilità.

Invece, l’art. 3 del decreto regola il processo di conservazione in senso stretto:

  • La conservazione deve rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie che riguardano la corretta tenuta della contabilità.
  • Il sistema deve permettere la ricerca e l’estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, nel caso in cui questo genere di dati siano obbligatoriamente previsti..
  • Il processo di conservazione deve terminare con l’apposizione di una marca temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

 

Tenuta e conservazione dei registri

Alla luce di tutto questo, risulta evidente che tenuta e conservazione dei documenti siano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico. In tal caso, ai fini della loro regolarità vige l’obbligo generale esposto, tuttavia entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, i registri vanno alternativamente:

  • posti in conservazione digitale nel rispetto delle modalità previste dal D.M. 17/06/2014, qualora il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico;
  • ovvero materializzati, dunque stampati.

 

Imposta di bollo

Relativamente al libro giornale e al libro degli inventari è richiesto il versamento dell’imposta di bollo. Le modalità di assolvimento divergono a seconda che questi siano tenuti con sistemi meccanografici e trascritti su supporto cartaceo ovvero siano tenuti in modalità informatica. Sul tema si veda la risposta A.E. n. 346/2021.

 

Le ultime novità

Con l’emendamento al decreto Semplificazioni, approvato questa settimana dalla Camera nell’ambito dell’iter di conversione, è stato abrogato l’obbligo annuale di conservazione sostitutiva digitale dei registri contabili tenuti con sistemi elettronici. D’ora in poi, infatti, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’amministrazione finanziaria in sede di controllo.

 

Fonti: