Il Cliente, un’agenzia specializzata nella comunicazione aziendale, opera prevalentemente su commessa. In virtù di un mercato sempre più complesso e dell’ampliamento del portafoglio dei servizi offerti al mercato, il Cliente era alla ricerca di un migliore sviluppo organizzativo e di un incremento dell’efficienza dei propri processi, oltre alla creazione di strumenti di controllo totalmente integrati alle applicazioni gestionali esistenti in azienda, che potessero supportare, attraverso il flusso di integrazione ed elaborazione dei dati, l’analisi dei costi su commessa e il successivo processo decisionale.
Per rispondere alle esigenze espresse dalla direzione aziendale, è stato proposto e realizzato un progetto suddiviso in due fasi: una prima fase di analisi AS-IS volta all’identificazione delle variabili aziendali quali servizi, centri organizzativi, di responsabilità e commesse al fine di disegnare una bozza di modello di controllo e una seconda fase volta a dettagliare le variabili del modello (servizi, tipologia centri, flussi di attribuzione e ribaltamento dei costi, definizione dei e digitalizzazione dei processi aziendali e reporting).
I risultati del progetto in termini di strumenti di gestione e controllo implementati hanno garantito:
- la gestione del ciclo attivo e passivo e il relativo controllo di conformità attraverso l’emissione di ordini a cliente/fornitore, l’evasione dell’ordine e l’emissione/ricezione della fattura, nonché l’attribuzione, per i ricavi/costi diretti, alla commessa di competenza nonché al centro di analisi;
- l’identificazione di categorie di servizi offerti al mercato, da utilizzare negli ordini attivi e passivi nell’ottica di successive analisi su ricavi e costi generati dagli stessi;
- la tracciatura durante l’esecuzione delle attività previste da contratto degli eventuali scostamenti rispetto a quanto previsto inizialmente, sia in termini di output/prodotto previsto che in termini di costo /ricavo preventivato;
- l’importazione in Esolver, attraverso la creazione di opportune interfacce con altri sistemi utilizzati in azienda, del costo lordo e delle ore lavorate mensili per singolo dipendente, per la successiva attribuzione del relativo costo alle commesse e ai centri di profitto (linee di prodotto/servizio) di competenza.
- la determinazione periodica dei margini operativi per commessa, cliente, servizio e la predisposizione di report specifici condivisi con il cliente.